PRIVACY POLICY

Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi dell’Art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali.

Per mezzo della presente policy, redatta ai sensi dell’Art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito il “Codice”), LeasePlan Italia S.p.A., con sede legale a Roma, in Viale Alessandro Marchetti n. 105, in qualità di titolare del trattamento (di seguito “LeasePlan” o il “Titolare”), intende fornire ogni più utile informazione in merito ai trattamenti di dati personali degli utenti dell’Applicazione mobile LeasePlan (di seguito “APP”).

Il Privacy officer di LeasePlan Italia Spa è il Dott Giulio Foldes domiciliato per la carica in Roma, Viale Alessandro Marchetti, n. 105 – CAP 00148, e-mail: privacy-officer@leaseplan.it.

1.1 Funzionamento dell’APP e finalità del trattamento

L’APP è volta a fornire all’utente un’interfaccia rapida ed intuitiva per la gestione di tutti i servizi offerti da LeasePlan in virtù del contratto con quest’ultimo sottoscritto. Si tratta dunque di uno strumento grazie al quale ciascun utente, anche attraverso il proprio smartphone, tablet o altro dispositivo mobile, può con estrema facilità inoltrare richieste nei confronti di LeasePlan e gestire la propria posizione personale anche tramite la creazione di un account accessibile con specifiche credenziali.

L’APP, in quanto pubblica e per funzionalità limitate, può essere scaricata ed utilizzata inoltre anche da terzi che non siano legati da alcun rapporto contrattuale con il Titolare, senza che da ciò sorga alcun obbligo per quest’ultimo di svolgere i servizi che richiedano la preventiva sottoscrizione di un contratto di noleggio auto (quali, a titolo meramente esemplificativo, il servizio di denuncia sinistri e di prenotazione interventi). Le richieste eventualmente ricevute da tali utenti, pertanto, saranno rigettate.

I dati degli utenti sono raccolti e trattati esclusivamente per le seguenti finalità:

- Consentire al Titolare di fornire i servizi da questi ultimi richiesti, tra cui, in particolare a titolo esemplificativo e non esaustivo, dar seguito alle denunce di sinistri e alle prenotazioni di interventi ed evadere con puntualità, modificare e tracciare qualsiasi differente richiesta inoltrata al customer service, raccogliere ed evadere richieste di informazioni, anche riguardo ai servizi stessi collegati all’APP;

- Ricavare informazioni statistiche aggregate sull’utilizzo dell’APP;

- Controllare il corretto funzionamento dell’APP e risolvere eventuali bug.

Qualsiasi trattamento di dati che non sia riconducibile o comunque necessario al perseguimento delle finalità appena indicate può essere svolto solamente a condizione che l’utente abbia preventivamente rilasciato il proprio specifico consenso.

Uno di tali casi è riconducibile all’invio da parte del Titolare di comunicazioni aventi natura pubblicitaria o commerciale tramite:

· Sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore;

· Posta elettronica, SMS, MMS, fax, notifiche Push ed altre modalità automatizzate.

Resta inteso che l’eventuale consenso dell’utente al ricevimento di comunicazioni commerciali e promozionali mediante strumenti automatizzati assorbe e si considera esteso, come indicato anche dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito il “Garante”), anche all’impiego delle modalità tradizionali (come la posta cartacea e le chiamate tramite operatore).

Si precisa altresì che l’APP è impostata in maniera tale da inviare notifiche push all’utente, il quale, in ogni momento, può provvedere alla loro disattivazione modificando le impostazioni del sistema operativo in uso.

1.2 Finalità secondarie di profilazione

Il  trattamento di dati personali per finalità di profilazione sarà basato sulla acquisizione del preventivo e specifico consenso dell’utente. Previo consenso dell’utente potranno difatti essere raccolti ed utilizzati i dati pertinenti e non eccedenti per attività di profilazione riguardante singoli individui o al fine di migliorare i servizi offerti in base alle esigenze degli utenti e al fine di trarre informazioni su comportamenti e abitudini nel settore del noleggio a lungo termine.

L'attività di profilazione potrà concernere dati personali "individuali". Tali trattamenti potranno essere svolti utilizzando dati personali che vengono anche aggregati secondo parametri predefiniti a seconda delle esigenze aziendali e comprendono la raccolta di informazioni in merito all’apertura delle email e dei link  in esse contenuti e/o al download dei contenuti delle email inviate dal Titolare del trattamento all’utente al fine di misurare l’efficacia dei nostri messaggi email e di assegnare specifici punteggi agli utenti anche per migliorare la corrispondenza tra i messaggi email e gli effettivi gusti / preferenze degli utenti medesimi.

Il conferimento dei dati personali per le finalità sopra illustrate è facoltativo e il mancato conferimento non determinerà conseguenze diverse dall'impossibilità per il Titolare del trattamento di procedere alla menzionata profilazione.

Anche dove l’utente abbia prestato il consenso per autorizzare il Titolare del trattamento a perseguire le finalità di profilazione, resterà comunque libero in ogni momento di revocarlo, inviando specifica comunicazione al seguente indirizzo e-mail privacy-officer@leaseplan.it.

I dati eventualmente trattati a fini di profilazione saranno conservati con adeguate modalità che portino a limitare l'ambito di circolazione dei dati allo stretto indispensabile, circoscrivendo il numero degli incaricati addetti aventi eventuale accesso alle informazioni

2. Tipologie di dati trattati

I soli dati raccolti attraverso l’APP sono quelli strettamente necessari al raggiungimento delle finalità e allo svolgimento delle attività descritte al precedente paragrafo 1.1. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, sono in ogni caso richiesti nome, cognome, e-mail e telefono dell’utente, così come la targa del veicolo utilizzato. Senza di essi, infatti, il Titolare non può dar seguito ad alcuna delle richieste effettuate da parte dei propri utenti.

Oltre ai dati appena indicati, il cliente sarà invitato a fornire anche le ulteriori informazioni, spesso aventi carattere personale, di volta in volta necessarie allo svolgimento del servizio richiesto, quali i dettagli del sinistro in caso di inoltro a LeasePlan, attraverso l’apposita funzionalità dell’APP, della relativa denuncia.

Il conferimento di tali dati è da considerarsi facoltativo, così come il consenso al loro trattamento. Resta tuttavia inteso che in assenza di tali elementi LeasePlan potrebbe non essere in grado di erogare, o di eseguire correttamente, i servizi presupposti.

A tale ultimo proposito, occorre precisare che mentre alcuni dati possono essere forniti unicamente da parte dell’interessato, altri possono essere caricati direttamente da parte del Titolare, in riferimento a quegli utenti che, attivando un account personale, si siano precedentemente registrati ai sistemi di LeasePlan. Per questo motivo alcuni form dell’APP potranno apparire già in parte o del tutto precompilati. In tal modo si velocizza la richiesta e si ottimizza il servizio.

2.1. Dati relativi alla posizione geografica dell’utente

L’eventuale utilizzo di strumenti di geolocalizzazione, ove non diversamente precisato, è esclusivamente volto a permettere l’ottimizzazione e/o l’erogazione del servizio richiesto. L’APP è infatti in grado di raccogliere dati relativi alla posizione geografica dell’utente, al fine di fornire o aumentare l’efficienza dei servizi basati su di essa.

Qualora l’utente, ad esempio, volesse inoltrare al customer service una richiesta di prenotazione di intervento, i dati relativi alla sua ubicazione saranno utilizzati per l’individuazione e la successiva visualizzazione nell’APP delle officine più vicine.

Il trattamento di tali dati, tuttavia, resta condizionato all’acquisizione dello specifico consenso dell’interessato, che potrà in qualsiasi momento essere revocato mediante le apposite impostazioni del sistema operativo in uso.

2.2. Dati personali di terzi condivisi dall’utente

L’utente, in qualità di autonomo titolare del trattamento, assume ogni responsabilità in riferimento alla condivisione dei dati personali di terzi, quali controparti o testimoni di sinistri, mediante l’APP, garantendo di avere pieno diritto al loro trattamento e dichiarando espressamente di manlevare e tenere indenne LeasePlan da qualsiasi reclamo, danno, richiesta, risarcimento o contestazione collegata o conseguente all’eventuale violazione, in tali circostanze, delle norme del Codice.

A titolo meramente esemplificativo, i dati relativi all’eventuale controparte di un sinistro saranno trattati mediante l’APP sotto l’esclusiva responsabilità dell’utente che li ha caricati negli appositi moduli, senza alcun coinvolgimento del Titolare.

2.3. Log di sistema

Per esigenze legate al funzionamento e alla manutenzione dell’APP, LeasePlan potrebbe raccogliere log di sistema, ossia file che registrano le interazioni dell’utente, spesso contenenti anche dati personali, quali l’indirizzo IP utilizzato.

2.4. Dati sensibili

LeasePlan non richiede né raccoglie dati sensibili tramite l’APP (come ad esempio le informazioni idonee a rivelare l’origine razziale o etnica, le convinzioni politiche, filosofiche o religiose, le abitudini sessuali o i dati sanitari).

Laddove il conseguimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 1.1 dovesse rendere necessario il trattamento di questa specifica tipologia di dati, sarà cura del Titolare richiedere il preventivo consenso scritto dell’utente o equivalente.

3. Modalità del trattamento

I dati personali degli utenti sono trattati adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei dati personali. Tutti i dipendenti di LeasePlan che hanno accesso ai database collegati all’APP sono debitamente designati quali incaricati del trattamento e ciascuno di essi è autorizzato a trattare unicamente i dati indispensabili allo svolgimento delle proprie mansioni lavorative.

Il trattamento è effettuato prevalentemente mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

Oltre al Titolare, in alcuni casi, possono avere accesso ai dati, a seguito di comunicazione da parte di LeasePlan, anche ulteriori soggetti coinvolti nella gestione e l’erogazione dei servizi offerti, nominati, se necessario, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 29 del Codice da parte del Titolare.

Tali soggetti trattano i dati esclusivamente per attività funzionali o comunque strettamente connesse allo svolgimento dei servizi richiesti, fermo restando che il Titolare è tenuto ad ottenere il consenso espresso dell’utente laddove intenda perseguire, anche attraverso di essi, differenti finalità.

L’elenco aggiornato dei responsabili potrà essere richiesto in qualunque momento scrivendo a privacy-officer@leaseplan.it.

4. Luogo e tempi di conservazione

I dati personali degli utenti sono conservati a Roma, in Viale Alessandro Marchetti n. 105, nella sede del Titolare, oltre che presso i fornitori di servizi di comunicazione elettronica ai quali LeasePlan abbia affidato uno o più trattamenti collegati all’APP.

Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati non sono conservati per periodi più lunghi rispetto a quelli indispensabili alla realizzazione delle finalità sopra indicate e dunque al diligente svolgimento dei servizi sollecitati da parte dell’utente.

In particolare i dati personali trattati per finalità contrattuale sono trattati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e potranno essere conservati per un periodo di 10 (dieci) anni dalla perdita di efficacia del rapporto contrattuale al fine di gestire ed evadere le richieste delle autorità competenti, gestire eventuali contenziosi giudiziali e/o stragiudiziali, nonché gestire e rispondere a eventuali richieste di risarcimento del danno. Sulla base delle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali, i dati trattati per finalità di marketing possono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a 24 (ventiquattro) mesi dalla loro registrazione, mentre i dati trattati per finalità di profilazione per un periodo di tempo non superiore a 12 (dodici mesi) dalla loro registrazione. Successivamente, tali dati devono essere irrimediabilmente cancellati o resi anonimi. Resta sempre salva, in ogni caso e a seconda della specifica finalità di trattamento e tipologia di dato trattato, la possibilità di una loro ulteriore conservazione in adempimento a eventuali obblighi di legge o per la tutela di ipotetici diritti in sede giudiziaria e per la gestione di eventuali contenziosi stragiudiziali.

5. Trasferimento transfrontaliero dei dati

Per finalità di chiarezza, preme precisare che nessun trattamento collegato all’APP richiede o presuppone il trasferimento dei dati personali degli utenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Laddove ciò dovesse diventare necessario, sarà cura del Titolare acquisire il consenso specifico degli interessati o implementare uno dei meccanismi alternativi di tutela previsti dal Codice.

6. Diritti dell’utente

Ai sensi dell’Art. 7 del Codice, l’utente ha diritto ad ottenere l’aggiornamento, la rettificazione ovvero l’integrazione dei propri dati, oltre alla loro cancellazione o trasformazione in forma anonima.

In particolare l’utente ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.

Può inoltre opporsi a qualsiasi trattamento di invio di comunicazioni di marketing o di natura promozionale da parte del Titolare, semplicemente scrivendo a privacy-officer@leaseplan.it. o a LeasePlan Italia S.p.A., Viale Alessandro Marchetti n. 105, 00148 Roma.

L’eventuale opposizione al trattamento per le suddette finalità, quando effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto, deve considerarsi esteso anche a quelle tradizionali, come la posta cartacea e/o le chiamate tramite operatore. Resta comunque salva la possibilità per l’utente di esercitare tale diritto solo in parte, ai sensi dell’Art. 7, comma 4, lett. b), del Codice, ossia opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati. In tal caso LeasePlan potrà continuare a contattare l’interessato mediante modalità tradizionali.

A seguito di violazioni o abusi commessi attraverso l’APP o nel corso del suo utilizzo, i dati personali dell’utente potranno essere utilizzati da parte del Titolare per difendere o far valere i propri diritti in giudizio, o anche nelle fasi propedeutiche all’eventuale instaurazione dello stesso. L’utente dichiara pertanto espressamente di essere consapevole che, in casi simili, LeasePlan potrà rivelare i suoi dati alle autorità competenti.

E’ facoltà dell’utente presentare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali per lamentare una eventuale violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali (art. 141, comma 1, lett. a) del Codice della Privacy) e di richiedere una verifica dell‘Autorità. Il reclamo può essere sottoscritto direttamente dall’interessato oppure dalle associazioni che lo rappresentano. In quest'ultimo caso, è necessario conferire una delega scritta. La delega dovrà essere depositata presso il Garante per la protezione dei dati personali assieme a tutta la documentazione utile ai fini della valutazione del reclamo presentato. Il reclamante potrà far pervenire l'atto utilizzando la modalità che ritiene più opportuna, consegnandolo a mano presso gli uffici del Garante (all'indirizzo di seguito indicato) o mediante l'inoltro di:

a) raccomandata A/R indirizzata a Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio, 121 00186 Roma;

b) e-mail all'indirizzo: urp@gpdp.it, oppure urp@pec.gpdp.it;

c) fax al numero: 06/69677.3785.

7. Modifiche a questa privacy policy

Il Titolare si riserva il diritto di apportare alla presente privacy policy, a propria esclusiva discrezione ed in qualunque momento, tutte le modifiche ritenute opportune o rese obbligatorie dalle norme di volta in volta vigenti, dandone adeguata pubblicità agli utenti.

Si prega dunque di consultare spesso questa pagina, prendendo a riferimento la data di ultima modifica indicata in fondo alla stessa.

In caso di mancata accettazione delle modifiche effettuate, l’utente è invitato a cessare l’utilizzo di questa APP e a chiedere al Titolare la rimozione dei propri dati personali: salvo quanto diversamente specificato, la precedente versione della privacy policy continuerà ad applicarsi ai dati personali raccolti sino a quel momento.